REGLAMENTO DE CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO ASESOR INSTITUCIONAL

Artículo 1 Objetivo

El objetivo del presente reglamento es normar la conformación y operación del Consejo Asesor Institucional, como una instancia asesora que apoya el trabajo estratégico del Consejo Institucional.

Artículo 2 Definiciones

Para efectos del presente reglamento se tienen las siguientes definiciones:

El Consejo Asesor Institucional: Instancia asesora del Consejo Institucional que ayudará a ofrecer una respuesta efectiva y socialmente pertinente a las necesidades que le plantea el país al Instituto Tecnológico de Costa Rica (en adelante ITCR) en los campos de su competencia. No será un órgano permanente sino que se formará ante una necesidad específica. Podrían operar varios consejos en forma simultánea según los temas en análisis.

Foro: Reunión conjunta del Consejo Institucional y el Consejo Asesor Institucional para conocer las propuestas de este último. El Consejo Institucional podrá invitar a participar del mismo, al Consejo de Rectoría, Consejo de Sede o de Centro Académico, así como las instancias institucionales o personas externas que considere convenientes.

Reuniones del Consejo Asesor Institucional: Podrán ser de tres tipos: ordinaria, extraordinaria y foro.

La reunión ordinaria es la reunión de trabajo rutinario entre los miembros del Consejo Asesor Institucional.

La reunión extraordinaria es la reunión de trabajo entre los miembros del Consejo Asesor Institucional en una fecha no prevista en el cronograma de trabajo, debe ser aprobada previamente por este mismo Órgano.

El foro es la reunión de los miembros del Consejo Asesor Institucional con el Consejo Institucional para discutir propuestas concretas.

Artículo 3 Conformación

El Consejo Asesor Institucional estará conformado por:

Un representante institucional: funcionario(a) designado(a) para participar como contraparte en el Consejo Asesor Institucional.

Un representante de los egresados designado por la Federación de Profesionales Egresados del Instituto Tecnológico de Costa Rica (FEPETEC).

Tres representantes de los respectivos sectores externos.

Artículo 4 Funciones Generales del Consejo Asesor Institucional

El Consejo Asesor Institucional tendrá las siguientes funciones generales:

a. Retroalimentar y asesorar al Consejo Institucional, respecto a los cambios que se producen en el entorno económico, social, político, laboral y académico.
b. Proponer al Consejo Institucional áreas de atención académica dirigidas hacia el sector externo.
c. Contribuir con el Consejo Institucional en la definición de mecanismos de vinculación del Instituto con el sector externo.
d. Colaborar con el Consejo Institucional en la evaluación de las acciones del Instituto, dirigidas hacia el sector externo.
e. Coadyuvar con el Consejo Institucional en la definición de orientaciones estratégicas para el desarrollo académico institucional, que contribuyan a que el Instituto ofrezca programas y servicios que satisfagan, en forma pertinente y efectiva, las demandas de la sociedad.

Artículo 5 Funciones específicas del Consejo Asesor Institucional

Son funciones específicas del Consejo Asesor Institucional las siguientes:

a. Elaborar documentos con el análisis del en torno económico, social, político, laboral y académico, a nivel regional o nacional, que sirvan de base al Consejo Institucional para la toma de las decisiones.
b.Elaborar propuestas de nuevos mecanismos de vinculación con el sector externo que el ITCR pueda desarrollar.
c.Realizar evaluaciones de acciones específicas de vinculación del Instituto.
d.Elaborar propuestas sobre orientaciones estratégicas para el quehacer institucional.
e.Elaborar propuestas de mejora sobre el funcionamiento Institucional.
f. Elaborar propuestas de mejoras en la estructura organizacional.
g. Elaborar propuestas de implementación de reformas institucionales.
h. Elaborar análisis del desempeño administrativo y financiero de la Institución.

Artículo 6 Integración del Consejo Asesor Institucional

La integración del Consejo Asesor Institucional, se hará ante una necesidad específica de las comisiones permanentes del Consejo Institucional, lo cual debe ser planteada al pleno mediante una propuesta.

Estará integrado por un máximo de cinco miembros de los respectivos sectores.

Los temas a tratar por el Consejo Asesor Institucional serán definidos y delimitados por el Consejo Institucional.

Artículo 7 Mecanismos de Selección de los Integrantes

La Comisión permanente del Consejo Institucional que propone, deberá definir los requisitos que deben cumplir y realizar la recomendación y selección preliminar de los integrantes. El Consejo Institucional se basará en la trayectoria académica y /o profesional para la escogencia, la cual debe ser respaldada mediante la respectiva documentación.

Artículo 8 Mecanismo de Nombramiento

El nombramiento de los integrantes del Consejo Asesor Institucional, lo hará el Consejo Institucional mediante votación secreta.

Las personas integrantes del Consejo Asesor Institucional, durarán en el cargo según lo que disponga el Consejo Institucional en el momento de la constitución del mismo, o cuando se apruebe la ampliación del plazo, para la entrega del producto.

Artículo 9 Funciones de los Integrantes del Consejo Asesor Institucional

Las funciones del representante institucional son:

a. Servir de enlace entre el Consejo Asesor Institucional y la Institución, según corresponda.
b. Gestionar el apoyo logístico necesario para el funcionamiento del Consejo Asesor Institucional, ante el Consejo Institucional.

Las funciones de los miembros externos son:

a. Participar en las sesiones convocadas.
b. Aportar la visión del sector que representa.
c. Participar en la elaboración de propuestas.

Artículo 10 Responsabilidades de los Integrantes

a. Asistir puntualmente a las sesiones, salvo por fuerza mayor, o caso fortuito. Las ausencias deben ser debidamente justificadasante el presidente. Tres ausencias injustificadas constituyen la pérdida del cargo.
b. Preparar información o documentación relativa a los asuntos de su competencia y exponerla a los demás miembros, cuando sea pertinente.
c. Participar activamente en el análisis de la información y en la discusión de los asuntos tratados, y hacer entrega de sus resultados.
d. Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a esta instancia.
e. Proponer cambios en el funcionamiento del Consejo Asesor Institucional cuando lo considere necesario.

Artículo 11 Coordinación del Consejo Asesor Institucional

El Consejo Asesor Institucional será Coordinado por el Representante del ITCR. En caso de ausencia justificada temporal de la Coordinación, los miembros nombrarán un sustituto de sus integrantes.

Artículo 12 Funciones de la Coordinación

El Coordinador del Consejo Asesor Institucional tendrá las siguientes funciones:

a. Coordinar, con todas las potestades legales y funcionales, las reuniones del Consejo Asesor Institucional.
b. Convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias, así como proponer los foros con el Consejo Institucional.
c. Confeccionar la agenda, teniendo en cuenta, cuando corresponda, las solicitudes formuladas por los demás miembros.
d. Velar porque el Consejo Asesor Institucional cumpla los reglamentos relativos a su función.
e. Comunicar las recomendaciones al Consejo Institucional.
f. Aplicar las medidas correctivas, llamadas de atención, y otras a los demás miembros en caso de incumplimiento grave de las obligaciones.
g. Solicitar prórroga del plazo de entrega del producto al Presidente del Consejo Institucional. La ampliación del plazo debe ser debidamente justificada.
h. Otras que le asignen los reglamentos y acuerdos del Consejo Institucional.

Artículo 13 Reuniones

La frecuencia y fecha de las reuniones ordinarias será definida entre los miembros en la primera reunión. Sesionará de manera conjunta con el Consejo Institucional, en modalidad de foro para la presentación de resultados.

Para las reuniones ordinarias o extraordinarias será siempre necesaria una convocatoria, con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas. A la convocatoria se acompañará copia de la agenda. Para estos efectos tendrán carácter oficial los medios de comunicación electrónica disponibles en el Instituto.

Las reuniones en modalidad de foro deben ser coordinadas con la Dirección Ejecutiva de la Secretaría del Consejo Institucional.

Todas las reuniones del Consejo Asesor Institucional serán convocadas por la Coordinación, por iniciativa propia o por petición de al menos el cincuenta por ciento de los miembros.

Las reuniones se realizarán generalmente en la Sede Central del Instituto, sin embargo, podrán efectuarse en cualquier otro lugar si así lo acuerda el propio Consejo Asesor Institucional.

Artículo 14 Seguimiento y Evaluación

Las labores de seguimiento y evaluación del trabajo del Consejo Asesor Institucional son potestad del Consejo Institucional.

El trabajo del Consejo Asesor Institucional se dará por finalizado cuando se entregue la propuesta definitiva, según trabajo asignado o cuando el Consejo Institucional a propuesta de la comisión permanente respectiva así lo considere.

Artículo 15 Apoyo Secretarial

El Consejo Asesor Institucional contará con apoyo secretarial proporcionado por la Secretaría del Consejo Institucional

Artículo 16 Presupuesto de Operación

El Consejo Asesor Institucional contará con presupuesto asignado por el Consejo Institucional, para gastos operativos y que contemplen además, el monto para el respectivo pago de dietas a los representantes externos. El cálculo de dicha dieta será el mismo aplicado a los miembros del Consejo Institucional.

Artículo 17 Quórum

El quórum estará constituido por cuatro de sus miembros.

Artículo 18 Agenda

La Coordinación definirá los puntos que integrarán la agenda de cada sesión ordinaria o extraordinaria. La agenda de la modalidad de foro será definida en conjunto con la Presidencia del Consejo Institucional.

Artículo 19 Minutas de las sesiones

La secretaria que apoya al Consejo Asesor Institucional levantará una minuta de cada sesión, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se celebró, los puntos tratados y las disposiciones tomadas.

Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2773, Artículo 15, del 28 de junio del 2012